Wieso wird nur ein kleiner Teil der Office 365 Möglichkeiten genutzt?

In vielen Unternehmen hat sich die Arbeitsweise in Büro und Administration in den letzten Jahren nur unerheblich verändert. Es könnte also sehr Sinn machen in diesem Bereich nach Optimierungspotential Ausschau zu halten. Gerade KMU Betrieben stehen durch kostengünstige Services Möglichkeiten offen, die sich vor kurzem nur Grossbetriebe leisten konnten.

Ich kann mich erinnern als wir uns vor ca. 8 Jahren das erste Mal mit Microsoft Office 365 befassten. Was wir damals punktuell bei Kunden eingesetzt haben ist in keiner Weise mehr mit der heutigen Office 365 Suite zu vergleichen. Das einzige Modul das den Praxistest bestand war Exchange Online. Seither hat sich extrem viel verändert und Microsoft Office 365 hat nahezu für alle Aufgaben ein passendes Tool.

Man spricht viel über Zusammenarbeit, letztlich geht es aber um Produktivität und wie ich die Arbeit schneller, zuverlässiger, angenehmer, qualitativ besser erledigen kann. Zusammenarbeit ist dabei aber nur ein Faktor. Grosses Potenzial bieten mögliche Automatisierungen von wiederkehrenden Abläufen. Beispiele dafür sind:

  • Verarbeitung von Dokumenten mit kleinen Workflows
  • Koordination von Aussendienstmitarbeitern
  • Wiederkehrende Auswertungen die in verschiedenen Abteilungen gemacht werden
  • Aufgabenverteilungen in einem Team
  • etc.

Dokumente:

Dokumente werden nach wie vor häufig per Mail verschickt und auf dem Fileserver abgelegt. Statistiken zeigen dass über 30% der Dokumente mehrfach in verschiedenen Versionen abgelegt werden. Gerade für Dokumente, die durch verschiedene Stellen be- und verarbeitet werden sind auf dem Fileserver nicht ideal abgelegt. Auch die Suche nach Dokumenten ist im Alltag von Büro Mitarbeitern ein erheblicher Zeitfresser. Und wenn 30% der Dokumente in verschiedenen Versionen an verschiedenen Orten abgelegt werden, steigt das Risiko, dass ich das falsche Dokument erwische.

Excel ohne Ende:
Das wohl beliebteste Tool oder zumindest das meist eingesetzte in Büros ist Excel. Für die Erstellung und Pflege von Listen nach wie vor ungeschlagen bis zu einem gewissen Volumen. Viele Firmen und Abteilungen erstellen jedoch ihre individuellen Auswertungen und übernehmen Zahlen und Informationen aus anderen Systemen um Reports zu erstellen. Der manuelle Anteil der Arbeit für die Fertigstellung von Berichten ist nicht unerheblich und fällt in allen Abteilungen an.

Zusammenarbeit:
Die Zusammenarbeit in Teams oder die Übergabe von Arbeiten an andere Mitarbeiter oder Abteilungen ist ein weiteres Themengebiet mit riesigem Potential. Meist hat jeder Mitarbeiter seine eigenen Pendenzen schon im Griff. Es ist aber schwer die Uebericht über die ganze Abteilung geschweige denn über die ganze Firma zu haben. Auch Stellvertretungen sind bei individueller Arbeitsplanung schwer sicherzustellen.

 

Mobilität:
Besonders anspruchsvoll ist es die Aussendienst Mitarbeiter mit den Informationen zu versorgen die Sie benötigen um Ihre Arbeit möglichst Effizienz erledigen zu können. Das Telefon oder E-Mail ist nur selten die beste Lösung. Ausserdem sollten die Informationen so aufbereitet sein, dass sie sowohl auf Notebooks wie auf Smartphones angenehm genutzt werden können.

Dies nur einige Bespiele mit Potential für Effizienzsteigerung durch den Einsatz von passenden Technologien.
Dann kommen aber Fragen auf:

  • Wie kann das alles angegangen werden?
  • In welchem Bereich sollen wir starten?
  • Welches System deckt alle unsere Anforderungen ab?
  • Was gibt es überhaupt alles auf dem Markt?
  • Was halten unsere Mitarbeiter davon?
  • Wird das Tagesgeschäft auch nicht beeinträchtigt?

Alles berechtigte Fragen die nicht pauschal beantwortet werden können. Unsere Erfahrungen zeigen, dass auch in diesem Bereich ein schrittweises Vorgehen sinnvoll ist. Nicht ein Riesenprojekt mit dem alles gelöst wird, sondern Schritt für Schritt Vorgehen macht es für die Mitarbeiter einfacher und ist ressourcenschonender. Das Microsoft Office 365 Package bietet für die meisten Anforderungen eine Lösung, die Lizenzen dafür sind oft vorhanden, werden aber nicht genutzt….. erstaunlicherweise…. mehr darüber