Wieso wird nur ein kleiner Teil der Office 365 Möglichkeiten genutzt?

In vielen Unternehmen hat sich die Arbeitsweise in Büro und Administration in den letzten Jahren nur unerheblich verändert. Es könnte also sehr Sinn machen in diesem Bereich nach Optimierungspotential Ausschau zu halten. Gerade KMU Betrieben stehen durch kostengünstige Services Möglichkeiten offen, die sich vor kurzem nur Grossbetriebe leisten konnten.

Ich kann mich erinnern als wir uns vor ca. 8 Jahren das erste Mal mit Microsoft Office 365 befassten. Was wir damals punktuell bei Kunden eingesetzt haben ist in keiner Weise mehr mit der heutigen Office 365 Suite zu vergleichen. Das einzige Modul das den Praxistest bestand war Exchange Online. Seither hat sich extrem viel verändert und Microsoft Office 365 hat nahezu für alle Aufgaben ein passendes Tool.

Man spricht viel über Zusammenarbeit, letztlich geht es aber um Produktivität und wie ich die Arbeit schneller, zuverlässiger, angenehmer, qualitativ besser erledigen kann. Zusammenarbeit ist dabei aber nur ein Faktor. Grosses Potenzial bieten mögliche Automatisierungen von wiederkehrenden Abläufen. Beispiele dafür sind:

  • Verarbeitung von Dokumenten mit kleinen Workflows
  • Koordination von Aussendienstmitarbeitern
  • Wiederkehrende Auswertungen die in verschiedenen Abteilungen gemacht werden
  • Aufgabenverteilungen in einem Team
  • etc.

Dokumente:

Dokumente werden nach wie vor häufig per Mail verschickt und auf dem Fileserver abgelegt. Statistiken zeigen dass über 30% der Dokumente mehrfach in verschiedenen Versionen abgelegt werden. Gerade für Dokumente, die durch verschiedene Stellen be- und verarbeitet werden sind auf dem Fileserver nicht ideal abgelegt. Auch die Suche nach Dokumenten ist im Alltag von Büro Mitarbeitern ein erheblicher Zeitfresser. Und wenn 30% der Dokumente in verschiedenen Versionen an verschiedenen Orten abgelegt werden, steigt das Risiko, dass ich das falsche Dokument erwische.

Excel ohne Ende:
Das wohl beliebteste Tool oder zumindest das meist eingesetzte in Büros ist Excel. Für die Erstellung und Pflege von Listen nach wie vor ungeschlagen bis zu einem gewissen Volumen. Viele Firmen und Abteilungen erstellen jedoch ihre individuellen Auswertungen und übernehmen Zahlen und Informationen aus anderen Systemen um Reports zu erstellen. Der manuelle Anteil der Arbeit für die Fertigstellung von Berichten ist nicht unerheblich und fällt in allen Abteilungen an.

Zusammenarbeit:
Die Zusammenarbeit in Teams oder die Übergabe von Arbeiten an andere Mitarbeiter oder Abteilungen ist ein weiteres Themengebiet mit riesigem Potential. Meist hat jeder Mitarbeiter seine eigenen Pendenzen schon im Griff. Es ist aber schwer die Uebericht über die ganze Abteilung geschweige denn über die ganze Firma zu haben. Auch Stellvertretungen sind bei individueller Arbeitsplanung schwer sicherzustellen.

 

Mobilität:
Besonders anspruchsvoll ist es die Aussendienst Mitarbeiter mit den Informationen zu versorgen die Sie benötigen um Ihre Arbeit möglichst Effizienz erledigen zu können. Das Telefon oder E-Mail ist nur selten die beste Lösung. Ausserdem sollten die Informationen so aufbereitet sein, dass sie sowohl auf Notebooks wie auf Smartphones angenehm genutzt werden können.

Dies nur einige Bespiele mit Potential für Effizienzsteigerung durch den Einsatz von passenden Technologien.
Dann kommen aber Fragen auf:

  • Wie kann das alles angegangen werden?
  • In welchem Bereich sollen wir starten?
  • Welches System deckt alle unsere Anforderungen ab?
  • Was gibt es überhaupt alles auf dem Markt?
  • Was halten unsere Mitarbeiter davon?
  • Wird das Tagesgeschäft auch nicht beeinträchtigt?

Alles berechtigte Fragen die nicht pauschal beantwortet werden können. Unsere Erfahrungen zeigen, dass auch in diesem Bereich ein schrittweises Vorgehen sinnvoll ist. Nicht ein Riesenprojekt mit dem alles gelöst wird, sondern Schritt für Schritt Vorgehen macht es für die Mitarbeiter einfacher und ist ressourcenschonender. Das Microsoft Office 365 Package bietet für die meisten Anforderungen eine Lösung, die Lizenzen dafür sind oft vorhanden, werden aber nicht genutzt….. erstaunlicherweise…. mehr darüber

«Digitalisierung auf den Kopf stellen» eine Lösung für Schweizer KMU?

Disruption – Das eigene Geschäft mit einem neuen Businessmodell zerstören

Wir haben in unseren verschiedenen Blogs schon darauf hingewiesen. Immer wenn über digitale Transformation oder Digitalisierung gesprochen wird, kommen »disruptive Ansätze» zur Sprache. Da wird dann die Meinung vertreten dass Firmen nur überleben können wenn sie sich ihr eigenes Geschäft mutwillig mit neuen Ansätzen zerstören. Sich also folgende Gedanken machen:

  • Wenn ich mein eigener Konkurrent wäre, wie würde ich dann mein Business attakieren um den Kunden unglaublich attraktive Angebote zu machen?
  • Wie würde ich mein Geschäft aufbauen wenn ich auf der grünen Wiese beginnen würde und die aktuellsten Technologien einsetzen könnte?
  • Wenn ich keinerlei Rücksicht auf bestehendes nehmen müsste?

Sich diese Fragen zu stellen und sich ein Geschäftsmodell auszumalen ist das Eine und kann ja auch mal Spass machen. Es aber dann in die Tat umzusetzen und mein eigenes Geschäft zu konkurrenzieren, also den Ast abzusägen, auf dem ich sitze – das ist eine ganz andere Nummer. Die wenigsten Firmen machen diesen Schritt.

Vogel Strauss – Was aber ebenso falsch ist, ist folgendes Vorgehen:

Ich bin in einem traditionellen Geschäft tätig, Detailhandel, Fachgeschäft, Autogarage, Dienstleister, Gewerbebetrieb oder was auch immer. Ich komme so zurecht aber eigentlich wächst mein Business nicht. Oder vielleicht wird es sogar Jahr für Jahr weniger. Durch Optimierungen und Kosteneinsparungen habe ich es aber bis jetzt geschafft, nicht in die Verlustzone zu kommen. Die Konkurrenz wird immer aggressiver und die Preise geraten unter Druck.

Die Alarmglocken läuten aber ich möchte sie vielleicht noch nicht hören… es ist ja immer wieder gegangen….. Es kommen wieder bessere Zeiten… und andere Durchhalteparolen verbreiten Zweckoptimismus.

Weder Disruption noch Vogel Strauss werden für die meisten Schweizer Unternehmen zum Erfolg führen.

Die digitalen Möglichkeiten nutzen muss nicht damit gepaart sein das Businessmodell auf den Kopf zu stellen (Disruption). Für die meisten Unternehmen macht es Sinn, sich schrittweise mit den neuen Möglichkeiten der digitalen Welt zu befassen. Also nicht ganz oben beginnen und das ganze Geschäftsmodell hinterfragen. Sondern erste Projekte da angehen wo der grösste Handlungsbedarf ist und der grösste Effekt erzielt werden kann. Nach unseren Erfahrungen bieten alle Themen, die mit Kunden zu tun haben grosses Optimierungspotential.

  • Wie kommunizieren wir mit den Kunden
  • Sprechen wir die Themen an, die auch die Kunden interessieren
  • Sind unsere Kundenbetreuer effizient unterwegs
  • Sind wir da wo sich die Kunden bewegen
  • Wie gut kennen wir unsere Kunden
  • Schöpfen wir die heutigen Möglichkeiten aus um mit dem Kunden zu kommunizieren

Aber auch die interne Organisation bietet sehr viele Möglichkeiten den Betrieb zu optimieren indem punktuell aktuellste Techologien und Services eingeführt werden. Sei es in der Zusammenarbeit, im Zugriff auf Informationen, der Verbindung verschiedener Anwendungen oder dem Einbinden des Aussendienstes

Wenn hier im Tagesgeschäft der Hebel angesetzt wird dann hat das verschiedene Vorteile. Kleine erste Schritte können gut ins Tagesgeschäft integriert werden. Es können schnell erste Ergebnisse erzielt werden, die Mitarbeiter können der technologischen Entwicklung folgen und Letztendlich verändert dieses Vorgehen auch das Geschäftsmodell. Allerdings nicht in einem Schlag wie beim disruptiven Ansatz sondern Schritt für Schritt bei jeder weiteren Aktivität

 

Reports auf Excel – das muss nicht sein

Microsoft Excel ist das wohl am weitesten verbreitete Tool um Daten zu analysieren. Bei unseren Kundenkontakten sehen wir immer wieder wie Reportings in verschiedenen Bereichen in Excel nachgepflegt werden. Das ist nicht grundsätzlich schlecht und erfüllt sicher den Zweck sonst wäre es nicht so verbreitet. Excel hat aber schon einige Nachteile wie Aktualität der Zahlen, Zugriff für mehrere Personen, Schutz der Daten aufwändig, Limitationen, fehleranfällig da Formeln und Felder verschoben werden können und einige mehr. Oft werden die Zahlen auch manuell oder halb manuell von einem anderen System auf Excel übertragen. Diese Art des Reportings ist aufwändig und anfällig für Fehler.

In der Vergangenheit waren Systeme, die Excel ersetzt hätten, teuer und aufwändig in der Einführung. Heute stehen jedoch zahlreiche Tools und Services zur Verfügung, die ein individuelles Dashboard ermöglichen und damit einen zeitnahen Ueberblick über den Geschäftsgang. Auch Zahlen und Daten aus verschiedenen Quellen anzubinden und daraus aussagekräftige Reports zu erstellen ist kein Hexenwerk mehr.

Was soll erreicht werden?

Bevor man sich jedoch mit Tools und Anwendungen befasst sollte geklärt werden welche Informationen, Zahlen und Zusammenzüge sinnvoll sind. Eine Auswertung die nicht interpretiert und aus der keine Erkenntnisse ins Tagesgeschäft fliessen sollte erst gar nicht zur Verfügung gestellt werden. Die verschiedenen Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen an die Zahlen, die Darstellung und den Detaillierungsgrad.

  • Der Verkauf benötigt Statistiken über Abverkäufe nach Gebiet, Verkäufer, Produktgruppen, Marge etc.
  • Das Produktmanagement benötigt Zahlen über Produkte Produktgruppen Rabatte
  • Das Marketing interessiert sich für die Messbarkeit von Aktivitäten und Kampagnen
  • Produktion ist interessiert an Auslastungsdaten, Durchlaufzeiten, Ausschussquote
  • Die Geschäftsleitung möchte einen Gesamtüberblick auf einem Dashboard haben

Das kann beliebig so weitergehen und weicht natürlich je nach Firma und Branche ab. Wir sehen schon jetzt weshalb in vielen Firmen zahllose Excel Tabellen vorhanden sind. Zum Teil offizielle, die Mehrheit sind aber individuelle durch Mitarbeiter erstellte und manuell gepflegte Dateien. So ist es nicht verwunderlich, dass Arbeiten doppelt gemacht werden und die Resultate nicht über alle Zweifel erhaben sind.

Aus welchen Quellen kommen meine Daten?

Wenn klar ist welche Ergebnisse gewünscht werden geht es darum die Datenquellen festzulegen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Einerseits wird auf interne strukturierte Daten aus Datenbanken und Tabellen zurückgegriffen, andrerseits aber auch auf öffentliche Informationen oder unstrukturierte Daten. Diese unterschiedlichen Quellen sollen an ein System angedockt, bereinigt und analysiert werden, damit das oben gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Quellen können sein:

  • ERP System
  • Produktionsplanungstool
  • CRM
  • Internet Service Datenbanken
  • manuelle Listen
  • etc

Nun geht es darum das geeignete Tool zu finden um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und so ein Management System zu erhalten welches das Business unterstützt und Entscheidungsgrundlagen liefert. Das alles muss möglichst automatisiert und in Time verarbeitet werden. Die Bandbreite an Tools für solche Anwendungen ist sehr gross. Von kostenlosen oder günstigen Anwendungen und Services bis hin zu Enterprise Lösungen gibt es alles. Inzwischen sind zahlreiche Tools auch als Webservices erhältlich bei denen nur geringe Investitionskosten anfallen.

Vorteile einer solchen Lösung sind:

  • Jederzeit aktuellste Daten
  • Keine manuellen Arbeiten mehr
  • Keine Fehler
  • Flexibel anpassbar

Mehr dazu in einem späteren Blog Beitrag, oder fragen Sie uns einfach direkt an.

 

Ideen können immer schneller umgesetzt werden

An Ideen mangelt es nicht

…so geht es mir und so geht es unzähligen Personen da draussen die verstanden haben was für Möglichkeiten und Potentiale in der digitalen Welt liegen. Agile Unternehmen, mit Fokus auf digitale Produkte und Lösungen, unter Hinzunahme von den neusten Technologien. Wir sind nahezu offen für alles was irgendwie anders ist als wie es unsere Väter gemacht haben. Logisch, wir haben diesen Trieb, der uns in diesem Thema aufblühen lässt.

Die Kehrseite davon ist aber, alles geht uns viel zu langsam. Etwas was mir persönlich immer auf die Motivation drückt ist, wenn ich auf jemanden oder auf etwas warten muss. Nachfragen wann man es bekommt, nochmals eine Erinnerung schreiben, Aussagen wie „Ja klar, cool, machen wir, ich melde mich wenn ich Zeit habe…“ fühlen sich für mich an, als hätte jemand mir gleich eine Betonwand vor meine Strasse gebaut die ich mit 200 km/h befahren möchte. Bremsen? Niemals! Irgendwo war doch der Turbo-Boost Knopf….

Infrastruktur ist Mittel zum Zweck

Die für mich sehr spannende Entwicklung geht zum einen in die Richtung der Cloud bzw. Hybrid Cloud Lösungen. Ich spreche hier von richtigen Cloudlösungen, also Platform as a Service, und nicht nur einfach mal einen Server virtuell an einem anderen Standort zu betreiben. Mir ist es heute möglich innert Minuten ganze Server-Farmen, Services, Datenbanken, Webspaces bis hin zu Analytic-Platformen und Entwicklungsplattform hochzufahren. Alles von meinem Computer aus. Die Abrechnung erfolgt nach Nutzung und um Dinge wie Datensicherung, Softwareaktualisierung und Sicherheit brauche ich mir keine Gedanken zu machen. Einschalten, Loslegen, Produktiv werden.

Es gibt also nicht mehr allzu viele Gründe, warum ich noch Hardware kaufen soll, Softwarelizenzen beschaffe und viel Geld für Installation, Inbetriebnahme und Wartung ausgeben soll. Auch haben wir das Tal der Tränen langsam verlassen und immer mehr Cloudlösungen lassen sich zusammen bringen über Standardisierte API Schnittstellen.

Für diejenigen die aber nach wie vor die Daten bei sich im Haus haben wollen wird spätestens mit dem Microsoft Azure Stack der Traum von der eigenen Cloud, die sich auch wie eine Cloud verhält, wahr.

Fokus auf den Nutzen

Was mich aber noch viel mehr interessiert sind die Plattformen die sich zwischen dem Benutzer und der Software-Entwicklung etablieren. Dass Software die Zukunft ist müsste wohl jedem unterdessen klar sein. Doch nach wie vor scheuen sich viele in dieses Thema vorzudringen da es doch viel Knowhow braucht. Die Lernkurve ist auch steil und abgesehen davon braucht man erst einmal einen Überblick davon, was es gibt und was man nun machen soll. Zu viele Programmiersprachen, Frameworks und Betriebssysteme sorgen bei manchen für Unsicherheit. Und genau hier setzen diese Plattformen auf.

Sogenannte Application Platform as a Service oder Rapid Application Development Plattformen sind zwar nicht ganz neu, aber so richtig fahrt kommt erst jetzt auf. Ohne eine Zeile Code eine Applikation erstellen, und diese auch gleich für diverse Endgeräte zur Verfügung zu stellen, wer möchte das nicht? Bis anhin war es immer eine Gratwanderung. Entweder war es einfach, aber sehr eingeschränkt brauchbar, oder komplex und man konnte sowieso gleich eine Programmiersprache lernen.

Dieses Jahr hatte ich aber doch bei einigen Produkten die ich kannte das eine oder andere AHA-Erlebnis. Die Implementierung von Funktionen wurde viel umfangreicher und flexibler während immer weniger Code selber geschrieben werden musste. Auch verfügen immer mehr Produkte über Marketplaces in denen man sich die Funktion einfach dazu kauft, anstelle diese selber zu programmieren. Während sich eine Person um das Design und die Usability kümmert, kann eine andere Person die Logik einbauen. Jede Person macht das was sie gut kann, oder kennt Ihr einen Designer der gerne Codezeilen schreibt?

Evaluierung vs Anforderungen

Wenn man sich das klassische Vorgehen einer Firma anschaut, so wird nach wie vor am meisten eine Software / Lösung evaluiert, gemäss den Anforderungen die man hat. Insofern kommen diverse Produkte in die engere Auswahl und werden gegenseitig auf Kosten / Nutzen verglichen. In den seltensten Fällen aber findet man die Lösung, welche zu 100% auf die eigenen Bedürfnisse passt. Eher geht man vom Prinzip her, welche Lösung deckt am ehesten meine Bedürfnisse ab. Wer schon an einer ERP-Einführung oder Migration teilnehmen durfte weiss, Anpassungen müssen sowieso gemacht werden. Wieso sollte man also heute nicht doch mal den Ansatz prüfen, eine Lösung gemäss den Anforderungen entwickeln zu lassen. Mit den heutigen Möglichkeiten und Arbeitsweisen ist dies nicht unbedingt teurer oder aufwendiger als wenn man eine fertige Software kauft und anpassen lässt. Ausserdem hat man dadurch weitere Vorteile. Erstens gibt man als Firma vor wie sich die Software entwickeln soll, und nicht der Hersteller (Update Zwang). Zweitens ist man Inhaber der Rechte (Wieso nicht die eigene Software auch für Kunden oder Partner anbieten) und Drittens passt die Lösung immer auf die Bedürfnisse.

Firmen werden ein grosses Wachstum verzeichnen die es verstehen auf Kundenwünsche hin Applikationen zu entwickeln. Nicht in einem 2-Jahres Projekt, sondern im Sinne des Rapid Product Development, was man bis jetzt vor allem von den Startups her kennt. Eine App in 2 Wochen? Kein Problem!

Was heute der Verkäufer ist, wird morgen der Berater sein welcher versteht was der Kunde braucht und dies in eine Lösung / App umformulieren kann. Der PreSales von heute wird morgen der Applikation-Designer bzw. die Person sein, welche einen Prototyp erstellt und in kurzer Zeit dem Kunden präsentieren kann. Der heutige System Engineer wird morgen der Software-Entwickler sein, der die komplexen Programmierungen und Verknüpfungen im Hintergrund macht. Und der heutige IT Support wird morgen die Benutzerschulung und Unterstützung sein.

Im Kleinen beginnen

Man sollte nicht gleich mit einer ERP-Lösung starten, aber es gibt viele kleine Dinge die einer Firma helfen profitabler zu sein, und nicht gleich die Komplexität eines ERP’s haben müssen. Workflows, Datenaustausch, Informationsaktualisierungen usw… können ohne weiteres kleine Projekte sein, die an bestehende Systeme angebunden werden können. Oder vielleicht auch eine Kundenplattform?

Als ungeduldigen Zeitgenossen sehe ich positiv in die Zukunft, viele Ideen können schneller umgesetzt werden, welche bis anhin viel Zeit in Anspruch genommen hätten. Je mehr solche Möglichkeiten sich auftun, umso schneller bekommt man seine Ideen auf die Strasse. Fail fast bekommt da eine ganz andere Bedeutung, denn obwohl man scheitern kann, es schmerzt nicht allzu sehr. Vielleicht hat man ein paar Wochen aufgewendet und ein paar hundert Euros / CHF / Dollars eingesetzt. Aber hey! Es war kein Einsatz von einem ganzen Firmenvermögen 🙂